Cómo enviar un correo electrónico por Excel

Excel  destaca por ser un programa que permite realizar tareas contables y financieras en una cómoda hoja de cálculo. Es probable que al estar trabajando con datos de dicha hoja, necesites enviarlo mediante un email. Si eres de los que se ha enfrentado a esta situación, este post muestra cómo enviar un correo electrónico por Excel y explica maneras sencillas de hacerlo, sean uno o varios correos.

¿Se puede enviar correos electrónicos desde Excel?

Sí, es posible hacerlo si la configuración de Microsoft Office está sincronizada con Outlook como dirección de correo predeterminada. Puedes enviar cualquier tipo de documento, como archivos adjuntos de un correo electrónico. No obstante, si Outlook no es tu App predefinida de correo, debes configurarla, siguiendo estos sencillos pasos:  

  1. Abre la sección Outlook.
  2. Ubícate en archivos, opciones y pulsa en General.
  3. Verás las opciones de inicio. Luego, activa la pestaña Outlook, el programa predefinido para correos electrónicos, contactos y calendarios.
  4. Finaliza haciendo clic en Aceptar.

Cómo enviar un correo electrónico por Excel de forma fácil y rápida

Una de las tantas funciones de Excel es la posibilidad de enviar correos electrónicos, acción que puedes realizar sin macros o con macros. Una macro es una serie de comandos que se almacenan en un documento de Excel, que puedes ejecutar cuando desees. Para hacerlo cuentas con dos opciones que se resumen de la siguiente manera:

Sin macros

Es la manera predeterminada de hacerlo mediante Outlook, el cual genera una copia y lo envía al destinatario sin dificultad alguna. Además, cuenta con la posibilidad de remitir el correo con un archivo PDF, en vez de un documento adjunto, y el libro Excel se exporta en PDF con su formato original. Solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Desde Excel, escoge la casilla archivos.
  2. Haz clic en compartir correo electrónico.
  3. Presiona en enviar datos como documentos adjuntos.
  4. El correo electrónico se enviará mediante Outlook al contacto indicado.

Con macros

Esta serie de comandos funciona con VBA, Visual Basic for Applications. Es un lenguaje de programación que se emplea para ampliar las funciones de los programas de Microsoft Office. Si decides enviar un correo electrónico con macros mediante Outlook, la hoja de trabajo debe estar previamente guardada en Excel así:

  1. Guarda la hoja de trabajo como un libro de Excel activado para macros en  archivos. Debes guardarla como cuadro de diálogo y seleccionar una carpeta con un nombre distintivo.
  2. Abre el libro de Excel sincronizado con macros y pulsa en F11 para habilitar el Microsoft Visual Basic y ejecutar la casilla del correo.
  3. Al estar en el Microsoft Visual Basic se generará un código. Haz clic dos veces en la parte izquierda en ThisWorkBook, copia y pega el código en una ventana que se despliega.
  4. El código contiene el cuerpo del mensaje representado con una serie de comandos. En esta parte, debes sustituir el correo electrónico con la dirección del destinatario en línea.
  5. Cierra el Microsoft Visual Basic y haz clic en el botón enviar correo electrónico.

Cómo enviar correos Gmail desde Excel

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más usados por las personas. Dado que no es la función predeterminada de Microsoft, para enviar un correo con Gmail, debes conocer el servidor SMTP o red que intercambia correos electrónicos de un dispositivo a otro.

Por otra parte, debes generar una contraseña, así la cuenta puede reconocer a Excel y apuntar la dirección de correo. Después, sigue estos pasos:

  1. Inicia un libro de Excel, habilita Microsoft Visual Basic y crea una macro, con un botón de comando.
  2. Asegúrate de crear un código con una ventana donde estarán los comandos con el cuerpo del mensaje.
  3. En pantalla aparecerá un cuadro donde debes apuntar dirección de correo del destinatario, asunto y la sección dónde debes pegar el código generado en el paso anterior.
  4. Presiona el botón de comando enviar y el correo llegará a su destinatario en segundos.

Cómo enviar correos masivos por Excel

Microsoft y Outlook permiten enviar correos masivos a los clientes o contactos de manera simultánea. Solo tienes que crear una hoja de cálculo y sincronizar los datos con la hoja en una plantilla exclusiva de correo electrónico personalizada para unos cuantos contactos o todos en general.

Los pasos para hacerlo se resumen de la siguiente manera:

  1. Crea una macro de VBA y programa el código para la automatización de envíos de correos electrónicos masivos.
  2. En la programación del código debes apuntar el asunto del correo y rango de celdas donde estarán las direcciones de emails a quienes enviarás los datos.
  3. Habilita Outlook y sincroniza con Excel.
  4. Ubícate en el editor de VBA e inserta las librerías necesarias para el envío de correos electrónicos masivos. Esto lo haces en herramientas, referencias y check en las Apps de Outlook.
  5. Revisa que esté el cuerpo del mensaje completo, las direcciones de correo de todos los destinatarios y presiona en enviar. En dicho proceso, Outlook creará una copia del documento que facilita la recuperación en caso de error. 

Ventajas de enviar correos electrónicos por Excel

Excel es una herramienta que agiliza el proceso y almacenamiento de información sin importar su dificultad. Gracias a esto, puedes compartir correos electrónicos con datos, cálculos, textos, estadísticas y documentos. Otras de sus ventajas más sobresalientes se resumen de la siguiente manera:

  • Rapidez: El envío y recepción de correos se efectúa al instante. Con tan solo hacer clic los protocolos de email y servidores se sincronizan entre sí para llevar el correo al destinatario, sean uno o varios. 
  • Gestión de datos: Excel administra y filtra los datos que están en la hoja de cálculo antes de enviar el correo mediante códigos. Después de ser enviados, Outlook genera una copia por seguridad.
  • Celdas dinámicas: Son fáciles de manipular que permiten organizar distintos datos de manera diferenciada. Es ideal para el envío de correos masivos en la creación de la lista de contactos a quienes enviarás correos.
  • Compatibilidad: Dada sus funciones, puedes realizar el envío de correos electrónicos con Gmail y Hotmail, así estarás siempre en contacto con clientes o empleados.
  • Sincronización con Microsoft Word: Excel da la posibilidad de crear el correo directamente con macros o insertar un documento previamente escrito en Word sin dificultad alguna.

En conclusión, los correos electrónicos te mantienen en constante comunicación con tus amigos, clientes o empleados. Los puedes enviar con Excel, ya que gracias a su sincronización con Outlook, podrás ejecutar esta acción en segundos. Lo mejor de todo, dispones de la opción de enviar uno o varios correos a la vez. 

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