Cómo enviar un correo electrónico con firma digital

La seguridad en los archivos digitales es uno de los aspectos que más preocupa en la actualidad a quienes emplean las herramientas tecnológicas. Cada vez es más común que personas malintencionadas vulneren la protección de los datos para perjudicar a los usuarios. En este post, descubre a continuación cómo enviar un correo electrónico con firma digital para preservar la integridad del contenido.

¿Qué es un correo electrónico con firma digital?

Se conoce como correo electrónico con firma digital a aquel método de comunicación que cuenta con un cifrado de seguridad. Este elemento puede ser simple y se encuentra en la parte inferior del mensaje, por lo que cuenta con la imagen de la marca, el nombre del propietario y su puesto. Debido a ello, es posible que el destinatario pueda reconocer la información del remitente.

Para su creación, se tienen en cuenta distintos aspectos, tales como el nombre de la empresa o negocio y el puesto del remitente. También, se incluye el logotipo de la compañía, la información de contacto, las redes sociales y todo lo que pueda llegar a identificar el negocio. Lo ideal es cuidar los detalles para que funcione como estrategia de marketing.

Las firmas avanzadas cuentan con un certificado de privacidad que permite encriptar la información para que no sea vulnerada. Pueden contener un nivel de seguridad que va desde lo básico hasta la más avanzada. Varía según la certificación emitida por un organismo oficial.

Cómo enviar un correo electrónico con firma digital de manera sencilla

Las formas de enviar un correo electrónico con firma digital pueden variar según el proveedor de servicios de webmail. Cada dominio cuenta con una particularidad que permite cifrar y proteger la información. Dentro de las opciones disponibles se pueden resumir las siguientes:

Desde Outlook

Outlook es una de los servicios de webmail distinguido por el nivel de seguridad que le coloca a sus correos electrónicos. Al llevar una firma digital, el remitente debe haber agregado un certificado. Luego, el proceso de envío de correos se realiza con los siguientes pasos:

  1. Inicia sesión en Outlook como de costumbre, suministrando el nombre de usuario y la contraseña. Luego, pulsa para redactar un nuevo mensaje.
  2. Seguidamente, dirígete a la casilla de herramientas y pulsa sobre el apartado Cuentas. Debes seleccionar la cuenta de la que deseas enviar el mensaje con firma digital y luego seguridad.
  3. Se despliega una ventana con los certificados disponibles agregados al llavero y válidos para la firma digital.
  4. Luego, debes elegir la opción de Enviar mensajes firmados digitalmente como texto sin formato. Para recibir este tipo de correspondencia, también puede seleccionar Incluir mis certificados en mensajes firmados.
  5. Una vez realizado los pasos descritos, acepta los cambios y cierra el apartado de cuentas. Ahora, en el mensaje de correo electrónico, ve a opciones, seguridad y firma digital.
  6. Para finalizar, redacta el cuerpo del mensaje y pulsa sobre enviar.

Según la versión del Office que estés usando, puede que la integración de la firma y los cifrados de seguridad varíen en la forma en cómo se integran al correo. Sin embargo, mantienen el mismo formato y nivel de protección.

En Gmail

También es posible enviar un correo electrónico con firma digital desde la cuenta de Gmail. En este proveedor de servicio, el proceso es muy sencillo de realizar y no requiere de gran configuración. Para que puedas integrar la firma simple de forma efectiva toma nota de los siguientes pasos:

  1. Configurar la firma. Para ello puedes usar un texto o imagen con las características e información que deseas integrar en la firma. Una vez que cuentes con lo necesario, ingresa a la cuenta de Gmail con usuario y contraseña.
  2. Una vez dentro de la interfaz de usuario, accede a la configuración de la cuenta y en el apartado general, desplázate hasta la sección de firmas que se encuentra en la parte inferior.
  3. Inserta la imagen, texto o lo que deseas usar como firma digital usando los iconos que se encuentran en el formato. Luego, recuerda guardar los cambios para que el sistema admita el nuevo elemento.
  4. Ahora, te diriges a la sección de redactar nuevo mensaje y de manera inmediata podrás observar la firma dentro del cuerpo del mensaje. Procede a ingresar los destinatarios, el asunto y el cuerpo del mensaje.
  5. Seguidamente, pulsa enviar y listo, el correo saldrá con la firma digital.

Una de las particularidades de las que se pueden disfrutar en Gmail es el uso de distintas cuentas y con ello la gestión de diversas firmas. Solo debes seguir el mismo procedimiento para editar las firmas y guardar los cambios. También, puedes prescindir de este elemento cuando desees, al seleccionar la opción de eliminar o quitar la firma.

Desde un dispositivo Android

Desde un dispositivo Android también es posible enviar un correo electrónico con firma digital desde la app de Gmail. Incluso, es posible realizar la configuración para que salga una imagen o contenido específico al usar este dispositivo. En este caso, el procedimiento incluye los siguientes pasos:

  1. Abre la aplicación de Gmail e inicia sesión con el usuario y la contraseña.
  2. Ahora, accede a la configuración de la cuenta en el menú que se encuentra en la parte superior de la pantalla reflejado con tres líneas horizontales.
  3. Seguidamente, elige la cuenta vinculada que deseas configurar para añadir una firma.
  4. Luego, pulsa sobre Firma, ingresa el texto que la identificará, y toca sobre aceptar para guardar los cambios.
  5. Ahora, vuelve a la interfaz principal de la aplicación y pulsa sobre el lápiz o botón para redactar un nuevo correo. Podrás ver la firma con la que saldrá el mensaje.

Recuerda que puedes cambiar la fuente, insertar un link o lo que deseas para usarlo como firma electrónica. Esto le aportará mayor profesionalidad a la información que envíes y, lo mejor de todo, garantiza la autenticidad de la persona que remite el mensaje.

¿Por qué usar una firma digital en el correo electrónico?

Hay que tener en cuenta que existen firmas simples que se insertan en la comunicación para dar mayor profesionalidad y autenticidad al nombre o empresa del remitente. Estas se encuentran disponibles en la mayoría de los servicios de correo electrónico y son sencillas de crear.

Por otra parte, existen firmas digitales avanzadas que requieren de un tipo de cifrado que ayude a encriptar la información que se envía. Estas cuentan con una clave pública y privada que permite al remitente y al destinatario ver el contenido, sin riesgos de que se pueda vulnerar o alterar la información. Este tipo de mensaje cuenta con una señal visible que indica que se encuentra cifrado y es seguro.

En resumen, si es posible enviar un correo electrónico con firma digital simple o avanzada desde Outlook o Gmail e incluso otros proveedores de servicio. Se trata de una forma de identificación y seguridad que le da mayor autenticidad al remitente, así como protección a los datos. 

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